ゴチャゴチャする理由を突き止めよう

ペーパー書類の整理術

そもそも紙書類を整理しきれない人というのは書類の分類が苦手なので、なるべく「外から見たら整然と揃っているように見える入れ物」に「関連した書類を全て放り込む」位の大まかな方法でスタートするが良いと思います。

そこでオススメなのはA4サイズの封筒です。
整理術として提案されている方もいらしゃるほど効果があります。
封筒の封の部分にプロジェクト名や顧客名を書き込み見出しにし、関連する書類を中に放り込んで、プロジェクトの締め切り順や顧客名順など、分かりやすいように並べていきます。
「そしたら二度と見ないかも」と仰る方もいますが、そもそもそれまでの机の状態ではどこに何があるか分からない訳ですから、締め切りがある書類の管理などできるはずがありません。
決済が必要、締め切りがある、という業務に関連する書類は別の封筒を設けて、見出しに「マル月マル日まで」「~部長決済待ち」などと見出しに書き込んで管理できます。

名刺の整理術

名刺の整理にも苦労されている方が多くいらっしゃいます。
仕事の効率化、という点で考えると、頂いた名刺が適切なタイミングでスムーズに確認できることが一番ですから、ここはやはりデータ化して活用できるようにするのが一番でしょう。

名刺が整理できていない人達の心の声、「わざわざスキャナーまで行って名刺をデータ化して整理するくらいならこれまで通りファイルするよ」

分かります。
でも、今はスマホで名刺を撮影してアップロードするだけでアプリに反映してくれるサービスもあるんです。
「Eight」アプリなら、アップロードした名刺を人力でデータ化してくれるので、OCRでスキャンした時に発生する認識間違いも起こりづらく、同じアプリを使用している人同士ならアプリ上で名刺情報を交換することもできます。
また、自分の名刺情報が変わった時もその旨が相手に通知されるため、都度名刺を渡す手間からも解放されます。


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